德宏州人民政府办公室关于印发《州人民政府办公室公文处理暂行规定》的通知
德政办发〔2006〕100号
德宏州人民政府办公室关于印发《州人民政府办公室公文处理暂行规定》的通知
各县市人民政府，畹町管委，州直各单位：
自2000年新的《国家行政机关公文处理办法》和《云南省国家行政机关公文处理实施细则》颁布实施以来，全州政府系统的公文处理严格按照新的公文处理办法、程序进行，公文处理的质量和效率不断提高，规范程度越来越好，有效地促进了各项工作的顺利开展。但近一段时期以来，由于文秘人员变动频繁，少数部门的领导对规范处理公文的重视程度不够，一些部门和单位制发和报送公文不规范的情况时有发生，影响了机关运转效率，政府部门的形象也受到了一定影响。为了进一步规范办文程序，提高办事效率，根据《国家行政机关公文处理办法》、《云南省国家行政机关公文处理实施细则》和《云南省人民政府办公厅公文处理暂行规定》以及《中共德宏州委办公室关于规范办文程序的有关规定》，特制定《德宏州人民政府办公室公文处理暂行规定》，现印发你们，请认真参照执行。
二OO六年五月三十一日
德宏州人民政府办公室公文处理暂行规定
第一章 总则
第一条 为提高德宏州人民政府办公室公文处理工作的效率和质量，促进公文办理的规范化、制度化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《云南省国家行政机关公文处理实施细则》和《云南省人民政府办公厅公文处理暂行规定》以及《中共德宏州委办公室关于规范办文程序的有关规定》，制定本规定。
第二条 州政府和州政府办公室的公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，并积极推广运用电子公文。
第三条 州政府办公室公文处理是指对公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 州政府办公室公文处理工作实行责任制。州政府秘书长是公文处理工作的第一责任人，副秘书长负责审核所联系业务范围的公文，经办科室实行科长负责制，承办人员为公文办理的具体责任人。
第二章 文种和格式
第五条 州政府和州政府办公室的公文种类主要有：
（一）命令（令） 用于州政府依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定 用于州政府或州政府办公室对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告 用于州政府向国内外、省内外、州内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告 用于州政府或州政府办公室公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知 用于州政府或州政府办公室批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报 用于州政府或州政府办公室表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
（七）议案 用于州政府按照法律程序向州人民代表大会或州人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告 用于州政府或州政府办公室向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示 用于州政府或州政府办公室向上级机关请求指示、批准。
（十）批复 用于州政府或州政府办公室答复下级机关请示事项。
（十一）意见 用于州政府或州政府办公室对重要问题提出见解和处理办法。 （十二）函 用于州政府向省有关部门和各州、市政府或不相隶属的机关之间商洽工作、询问问题、通报情况、请求批准和答复审批事项；用于州政府对全国、省人大代表建议、政协提案的答复。
用于州政府办公室向省政府办公厅各处室和各州、市政府办公室及不相隶属的机关之间商洽工作、询问问题、通报情况、请求批准和答复审批事项；用于州政府办公室对州人大代表建议、政协提案的复。
（十三）会议纪要 用于记载、传达州政府或州政府办公室会议情况和议定事项。
第六条 州政府公文的版头及字号为：
“德宏州人民政府令”，按序号编“第X号”；
“德宏州人民政府文件”，按年份、序号编“德政发”；
“德宏州人民政府（批复）”，按年份、序号编“德政复”；
“德宏州人民政府（函）”，按年份、序号编“德政函”；
“德宏州人民政府（任免通知）”，按年份、序号编“德政任”；
“德宏州人民政府党组文件”，按年份、序号编“德政党组字”；
“德宏州人民政府公告”文件，按序号编“第X号” “德宏州人民政府全体会议纪要”、“德宏州人民政府常务会议纪要”、“德宏州人民政府州长办公会议纪要”、“德宏州人民政府专题会议纪要”、“德宏州人民政府协调会议纪要”，按序号编“第X期”；
“内部明电”，按年份、序号编“德府明电”；
“密码电报”，按年份、序号编“德府密电” “政情通报”，按序号编“第X期”。
第七条 州政府办公室公文的版头及字号为：
“德宏州人民政府办公室文件”，按年份、序号编“德政办发”或“室字”；
“德宏州人民政府办公室（函）”，按年份、序号编“德政办函”；
“德宏州人民政府办公室党总支文件”，按年份、序号编“德政办党总支字”；
“德宏州人民政府办公室会议纪要”，按序号编“第X期”“内部明电”，按年份、序号编“德府办明电”；
“密码电报”，按年份、序号编“德府办密电”；
“情况简报”，按序号编“第X期”。
第八条 德宏州人民政府对全国、省人大代表建议、政协提案的答复用“德宏州人民政府（函）”，编“德政函”；
德宏州人民政府办公室对州人大代表建议、政协提案的答复用“德宏州人民政府办公室（函）”，编“德政办函”。
第三章 收文和分送
第九条 凡发送报抄州政府和州政府办公室的公文，统一由秘书一科收发室签收，按来文种类分为办件、阅件两类，确定每件公文的流转号。各科室不得直接收文办理。科室根据领导交办和会议决定直接拟办形成的公文，作为自办件编号登记。
第十条 节假日和上班时间以外，涉及突发事件、领导交办事项等紧急公文，由总值班室或承办科室直接签收。
第十一条 县市政府或州直部门上报州政府或送州政府办公室的公文，体例格式不符合规定的，由收发室直接退文；越级上报以及其他原因需作退文处理的，由承办科室交收发室退来文单位。退文情况要登记备案。
第十二条 来文分办要及时准确。党中央、国务院及其部门和省委、省政府及其部门，州委和各县市政府及州直综合部门来文，原则上根据公文内容分发。州人大常委会、州政协和州直部门来文，原则上根据州政府、办公室领导同志和科室职责分工分发。同一事项不同阶段的来文，按照首办办结的原则，分送首办科室办理。
第十三条 秘书一科分文要加强与相关科室协商。首办科室对分办有异议时，须主动与相关科室协商一致后将改签意见注明在来文上，当日内退收发室变更首办科室。
第十四条 公文阅件分送州长、有关副州长、州长助理、秘书长、副秘书长及相关科室阅知。公文办件确定并分送首办科室后，同时分送分管的政府领导。
第十五条 发送报抄州政府或州政府办公室的密码电报，由收发室专人签收，及时送分管办公室领导拟定分送范围和承办科室。
第四章 拟办和审核
第十六条 公文承办人员要以高度的责任感、严肃认真的工作态度、严谨细致的工作作风，优质高效地办好每一份公文。公文拟办必须符合国家的法律法规及有关政策规定，要了解掌握所涉及的情况，分析理清所反映的问题，统筹考虑有关的工作安排，以求达到解决实际问题，切实推进工作的目的。拟办意见要对来文内容进行简要概括，结合实际提出明确可行的意见。草拟公文要情况属实、观点明确、表述准确、层次分明、篇幅简短、文字精练、言简意赅，符合体例格式规范要求。
第十七条 承办科室收到公文后，承办人应按公文内容提出本科室拟办意见，附有关的文件、材料交分管副秘书长审示，分管副秘书长签署同意后，送交下一流转环节。
第十八条 来文办理中需征求有关部门意见的，经分管副秘书长同意后，由承办人填写州政府办公室征求意见单，附来文复印件转有关部门征求意见。部门意见反馈后，将反馈意见并在原办件上按办文程序办理。
部门代政府草拟文稿，单位领导必须对文稿内容、数据、表达工作意图的完整性和文稿质量进行认真审核把关，主要领导签字后连同电子文本提前一周报秘书一科。承办人根据来文草拟或修改文稿时，若涉及实质性内容改动的，须与来文单位协商，并在拟办意见中作出说明。
第十九条 公文办理要做到即收即办。特急件办理需印制正式公文的，原则上在2个工作日内办结；不需以正式公文回复的，原则上在1个工作日内办结。急件办理需印制正式公文的，原则上在3个工作日内办结；不需以正式公文回复的，原则上在2个工作日内办结。
第二十条 国务院或国务院办公厅、省政府或省政府办公厅的普发文件，收文后需翻印下发的，由承办科室提出印发范围报分管州政府领导或办公室领导同意，翻印下发。需下发我州贯彻实施意见的，待有关部门研究提出后，再以州政府或州政府办公室文件下发贯彻实施意见。需转发国务院或国务院办公厅、省政府或省政府办公厅文件同时下发我州贯彻实施意见的，由承办科室向分管州政府领导或办公室领导报告同意后，按办文程序连同我州的意见以州政府或州政府办公室文件转发。已直接发至县级的国务院、国务院办公厅、省政府、省政府办公厅的文件，原则上州政府或州政府办公室不再转发。
州政府和办公室领导的讲话，一般不以州政府或州政府办公室文件印发，通过《政情通报》印发。
第二十一条 公文办理中要加强会商和会签。首办科室承办的文件，内容涉及其他科室的，要主动进行会商，取得一致意见并会签。不需印发正式文件的，直接呈办公室领导审核；需印发正式文件的，按办文程序报州政府或办公室领导审核。
第二十二条 上报省政府及其部门的请示性公文，坚持“一事一报”的原则，以州政府文件行文。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。请示性公文要在附注位置标明联系人和联系电话。
第二十三条 办理省政府文件，需以州政府名义发文的；或办理省政府办公厅、及省直职能部门文件，需以州政府办公室名义发文的，使用“转发”。
州政府或州政府办公室形成的工作意见，或州级职能部门就某方面工作形成的意见、办法，需以州政府或州政府办公室名义发文的，使用“印发”。
第二十四条 科室负责人应对是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，是否符合拟制要求，文稿内容是否正确，是否符合公文体例格式规范等进行认真审核，确认无误后才能送交下一流转环节。
送审文稿修改后，科室须清稿后再呈送办公室领导。办公室领导修改文稿或拟办意见后，若须清稿再送批的，应将办公室领导修改稿附在清样稿后一同报送。
州政府规范性文件须送州政府法制局审核后，报州政府或办公室领导审核。
第二十五条 要合理确定公文的密级和急缓程度。承办人应根据公文内容或领导要求，明确密级、急缓程度和发送范围。要求在2日之内办结的公文标“特急”，要求在3日之内办结的公文标“急件”。要求1日之内办结的电报标“特提”，要求3日之内办结的电报标“特急”，要求5日之内办结的电报标“加急”，要求10日之内办结的电报标“平急”。科室负责人要严格审核，避免人为提高密级、急缓程度和随意扩大发送范围。
第二十六条 督办件按照科室职责分工，由秘书一科对口州委督查科办理。督办件阅件根据文件内容和领导指示复印登记后分送，督办件办件区分不同情况处理。
省委、省政府领导，州委、州人大常委会、州政协领导转给州政府的批示，由秘书一科根据内容提出转办意见和拟办科室，报分管办公室领导审批后，转相关科室办理。
省委、省政府领导，州委、州人大常委会、州政协领导直接批给州政府领导的，原件报送领导本人，根据领导指示由有关科室办理。
第二十七条 承办科室要采取两人交叉念读校对、两次校对的方式认真校对公文清样稿，确保文稿正确无误。公文的法规政策关、内容关、格式关、文字关由承办科室审核。清样稿经承办科室校对后，送收发室检查。检查的内容为：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，文种使用、文字表达、标点符号是否正确，体例格式是否符合规范等。公文质检结果要分别按初送稿和清样稿详细登记，作为考核检查的依据。
密码电报和上班时间以外制发的急件，公文质量检查由承办科室负责。
第二十八条 来文办理完毕不需形成正式文件的，要以适当方式及时答复来文单位和视情况通知有关单位。作出答复时一般不直接复印领导批示的文件审批单及拟办意见。承办人应根据领导意见扼要拟文，用州政府办公室规范格式便函答复来文单位和通知有关单位，便函由承办科室自行编号。需要时，也可直接复印文件审批单或领导批示答复和通知有关单位。
文件办结后，承办科室须将文件审批单及时复印回传有关政府领导或办公室领导。
第五章 流转和审批
第二十九条 公文流转原则上要通过秘书一科收发室中转。分管领导之间的公文传批，可由承办科室负责送交，传批完后应即时送收发室登记。州政府或办公室领导特别交待的传批方式，由对口科室在文件上注明并按领导指示办理。
州政府或办公室领导批示意见由秘书一科及时通知相应科室。
第三十条 公文办理的跟踪查办由承办人具体负责。承办人要根据公文处理时限要求或急缓程度，及时跟踪催办，按时办结。
第三十一条 密码电报及绝密公文不进入内部OA系统流转。紧急重要公文采取特事特办、直传直送的流转方式，办结后由秘书一科统一归档。
第三十二条 以州政府名义发文，经分管的副州长、州长助理、州政府秘书长审核，重大事项报州长签发，一般事项由分管副州长、州长助理、秘书长签发。
以州政府办公室名义发文，包括按州政府领导指示办理的，州政府办公室职权范围内的，以及州政府各部门要求以州政府办公室名义发文的，由州政府秘书长或秘书长委托副秘书长审核签发。
审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应写明批示意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；对于一般报告性公文，圈阅表示已阅知。
第六章 印制和分发
第三十三条 印制州政府和州政府办公室文件，发文前的公文质量检查，由秘书一科负责公文质量检查，并报分管办公室领导审核无误签字后方可发出。
第三十四条 州政府或州政府办公室名义形成的正式公文或简报，电子文档应按发文范围导入内部OA系统分发。上报省政府的请示性公文采取纸质文件方式报送。
第三十五条 印制出的正式文件经检查有误需重新印制的，办文科室负责人应请示分管办公室领导，签批同意后方可重新印制。重新印制的文件应登记案。
第三十六条 较为紧急的公文，承办科室可及时通知有关部门领取。
第七章 归档和管理
第三十七条 公文实行统一归档。以州政府或州政府办公室名义印发的正式文件，党中央、国务院及其部门，省委和省政府及其部门，州委和州委办公室所发的正式文件，由秘书一科归档；州政府和州政府办公室召开的全州性会议，会议资料由承办科室于会议结束后一周内归档；办公室以上领导签批的办件和阅件，承办科室于公文办结后次月内归档。对逾期未移交归档的，秘书一科要及时发出催交通知，限时交归。
第三十八条 归档外的公文及资料，各科室不得擅自处理，须按保密规定统一销毁。州政府办公室工作人员调离或退休时，须将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交和清退，人事部门方可办理有关手续。
第三十九条 州政府办公室公文档案仅限办公室内在职工作人员借阅利用，借阅时须经档案管理人员登记。
第四十条 正式文件用印，以文件审批单为据。其他用印，凡盖州政府印章的，须经州长、副州长、州长助理和秘书长签字方可用印；凡盖州政府办公室印章的，须经办公室以上领导签字方可用印；凡盖州政府党组或州政府办公室党总支印章的，须经党组（党总支）书记或其委托主持工作的党组（党总支）成员签字方可用印。用印人必须严格履行用印登记手续。
第八章 附则
第四十一条 要加强学习和实践锻炼，采取灵活多样的培训方式，切实提高公文办理人员的政策水平和业务能力。
第四十二条 要建立办文质量考核奖惩制度，把办文质量作为年度考核的重要内容。对公文处理质量较高、差错较少的科室和承办人，要给予通报表扬或表彰奖励。公文办理中出现重大差错，承办科室和承办人要写出书面检查，并进行通报，不得参加年度评优；造成严重后果的，要追究有关人员的责任。
第四十三条 本规定自发文之日起施行。过去有关规定凡与本规定不一致的，以本规定为准。